Mart 2017 de tüm Türkiye’deki Milli Eğitim Bakanlığına Bağlı kurumlarda kullanıma sunulan Doküman Yönetim Sistemi yazışmaların zorunlu olarak yapıldığı uygulamadır. Doküman Yönetim Sistemi ile pek çok yazı gönderilmektedir. Bu yazıları tekrardan bulmak için DYS evrak takibi bölümleri kullanılmaktadır. Peki DYS giden evrak takibi nasıl yapılır?
Tarih Aralığına Ve Evrak Bilgilerine Göre DYS Evrak Takip
DYS giden evrak takibi nasıl yapılır diyenler yazının tarihi veya numarasını bilmiyor ise yazıyı gönderdiği tarih aralığına göre arattırma yapabilir. DYS evrak takibi yapmak için okuldaki göreviniz rolüne geçilmelidir (Müdür, Müdür Yardımcısı veya memur) gelen evrak kayıt kullanıcısı rolü ile takip yapılamaz. Üst menüde bulunan sorgular seçeneğinden birim giden evrak takibi seçeneği seçilir.
Resimdeki ekran karşınıza geldikten sonra onay durumunu onayladıklarım ve tarih aralığını seçip sorgulama yapabilirsiniz. DYS de maksimum 30 günlük bir aralık için sorgulama yapılabilir. Aradığınız yazıda gönderilen birim evrak tarihi evrak sayısı konu bölümlerini biliyorsanız evrağı bulmanız daha kolay olacaktır.
Evrağın Durumunu Öğrenme- Yazdırma- Ekleri İnceleme
Dys evrak takibi yapıp sorgula butonuna bastıktan sonra filtreleriniz ile ilgili evraklar altta listelenecektir. İşlem yapmak istediğiniz evrağa öncelikle bir kere tıklamanız gerekmektedir. Ardından altta gelen menü ile işlemlerinizi yapabilirsiniz DYS evrak takip.
İlgili Konu: Ayakta tedavi beyan belgesi
İş akışı detayları bölümü ile gönderdiğiniz evrağın hangi aşamada olduğu onaylanıp onaylanmadığı vb. bilgilere erişebilirsiniz.
Detaylar bölümü ile yazının konusu gönderim şekli vb. bilgilere ulaşabilirsiniz.
Ek listesi bölümü ile yazıya eklenen ekleri görüntüleyebilir indirebilir ya da yazdırabilirsiniz.
Evrakı göster seçeneği ile üst yazıyı görüntüleyebilir, yazıyı kaydedebilir veya çıktısını alabilirsiniz.
Dağıtım listesi bölümü ile yazının gönderildiği birimleri veya okulları görebilirsiniz.
İlgili evrak listesi bölümü ile ilgi tutulan yazıların listesini görüntüleyebilir, evrak ekleyip silebilirsiniz. Ayrıca sorgular bölümünde bulunan birim evrak sorgusu bölümünden daha detaylı filtrelemeler yaparak hem gönderdiğiniz evrağın hem de gelen evrağın takibini yapabilirsiniz. Gelen evrak takibi yapmak için yine dys sorgular bölümünde bulunan birim gelen evrak takibi bölümü ile filtreleme yapılarak arama yapılabilir.
DYS web uygulaması ile de dys evrak takip işlemi yapılabilir. Bu işlem için dys web uygulaması açıldıktan sonra sorgular bölümünden kişi evrak takip bölümü seçilmelidir. Ardından resimdeki ekran karşınıza gelecektir.
Ekran açıldıktan sonra takip edilecek yazının tarih aralığı veya sayısı bilgisine ihtiyaç vardır. Ayrıca konu veya açıklama bölümleri de kullanılarak detaylı arama yapılabilir.
İlginizi Çekebilir: Kademe Terfii ve Derece Terfii Tüm İşlemler
3 Yorum