Milli Eğitim Bakanlığı Tarafından 1 Mart 2017 Tarihi itibariyle yazışmalar için Doküman Yönetim Sistemi yani DYS kullanılmaktadır. Bu yazımızda size detaylı olarak DYS yazı gönderme konusunu anlatacağız. Doküman Yönetim Sistemine giriş yapmak için MEBBİS e giriş yapıp DYS bölümüne tıklayabilirsiniz. Ayrıca DYS sitesine buraya tıklayark ulaşabilirsiniz. DYS’ ye sadece Milli Eğitim Bakanlığı internetine bağlı cihazlar giriş yapılabilmektedir. MEB Ajanda uygulamasını indirerek bakanlık interneti dışında da bağlanabilirsiniz. Kullanıcı adı ve şifre bilgilerini indirdikten sonra DYS uygulamasına ait jnlp dosyası bilgisayarınıza inecektir.
Resimdeki gibi sakla butonuna tıklanır. ardından dosyanın üzerine tıklanır ve karşınıza java uyarısı gelirse “LATER” seçeneğini seçmeniz gerekmektedir. Sonrasına karışınıza resimdeki ekran gelecektir.
Bu ekrandan RUN seçeneği seçilmelidir. Sonrasında DYS uygulaması açılacaktır. Ardından resimdeki ekran karşınıza gelecektir. Bu ekrandan okul müdürü, müdür yardımcısı, memur gibi ilgili rol seçilmelidir.
DYS Yazı Gönderme İşlemleri
İlgili kullanıcı rolü seçildikten sonra DYS yazı gönderme işlemi için üstte bulunan sekmelerden resmideki adımlar izlenir.
Sırasıyla Giden Evrak İşlemleri ardından Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma seçenekleri seçilmelidir. Ardından karşınıza resimdeki gibi yazı gönderme ekranı açılacaktır.
Karşımıza gelen ekrandan Kelime İşlemciyi Aç butonuna tıklıyoruz ardından karşımıza içeriği boş bir UYAP doküman editörü sayfası gelmesi gerekmektedir.
Bu alanda sayı ve tarih alanında herhangi bir değişiklik yapılmamalıdır. Bu alanlar uygulama tarafından otomatik olarak doldurulacaktır. Yazı yazıldıktan sonra E- imza sahibinin adı tam adı evrağın içinde bulunan imza bölümü ile tam olarak aynı olmalı ve herhangi bir kısaltma yapılmamalıdır.
İşlemler tamamlandıktan sonra evrak E-İmza ile imzalanmalıdır. Bu işlem için klavyeden F7 tuşuna basarak imzanın şifresi girilerek imzalama işlemi tamamlanabilir. Sonrasında dosya sekmesinden çıkış butonuna basılarak menüye dönülmelidir.
DYS MEB Yazı Gönderme İşlemleri
Üst yazımız hazırlandıktan sonra DYS yazı gönderme işlemi için sırasıyla yapılması gerekenler:
1- Dosya seç butonuna tıklanarak belgemizin desimali belirlenmelidir. Ardından tamam butonuna tıklanılarak menüye dönülmelidir.
2- Detaylar butonu ile belgenin konusu açıklaması yazılmalıdır. Sonrasında gönderim şekli ve gizlilik derecesi belirlenerek menüye dönüş yapılmalıdır.
3- EK listesi butonuna tıklanarak bilgisayarımızdan yada tarayıcımızdan belgenize ekleri eklenmelidir.
4- Dağıtım listesi hazırla bölümü ile evrağın gideceği yerler belirlenmelidir.
5- Onay Listesini Düzenle Butonu tıklanarak evrağı onaylayacak kişiler eklenmelidir.
6- Evrağı kaydet butonu tıklanmalıdır.
7- Evrağı onaya sın butonu tıklanmalıdır.
8- Kapat butonu tıklanmalıdır. Sonrasında karşımıza gelen iş listesi ekranında üstte bulunan yenile butonu tıklanmalıdır..
9- Hazırladığımız yazı karşımıza geldikten sonra yazıya çift tıklanarak yazı açılmalıdır. Sırasıyla altta bulunan evrağı onayla ve evrağı gönder butonları tıklanmalıdır. (Bu aşamada E-İmza bilgisayara takılı olmalıdır.)
Bu işlemler yapıldıktan sonra DYS yazı gönderme işlemimiz tamamlanacaktır. DYS giden evrak takibi nasıl yapılır konulu yazımızı okumak için buraya tıklayabilirsiniz.
Yazı yazarken E- İmza problemi yaşıyorsanız öncelikle DYS’ yi kapatın. E- İmzayı taktıktan sonra DYS uygulamasını çalıştırın. DYS çalışırken imzanın takılması bazen E-İmzanın okunmamasına neden olmaktadır. Yazı gönderirken yaşadığınız sorunları yorum bölümünden bize sorabilirsiniz.
