Okul Dışı Bireysel Etkinlik e-Okul’a Nasıl Girilir? Ek-1 Formu ve Belge Rehberi

Okul dışı bireysel etkinlik e-Okul girişi için önce doğru belgeyi temin etmek gerekir. Öğrenci bir etkinliğe katılmış, ürün hazırlamış ya da performans göstermişse düzenleyen veya onaylayan kurumun doldurduğu Sosyal Etkinlik Bilgilendirme Formu (Ek-1) kullanılır. Yarışmada derece alınmışsa Ek-1 yerine dereceyi gösteren belge kullanılır. Belgeyi veli okul müdürlüğüne teslim eder; uygunluk kontrolünden sonra bilgileri öğrencinin sınıf/şube rehber öğretmeni e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü’ne girer.

Bu yazı, öğretmen ve okul yöneticisinin önüne gelen gerçek bir belgeyi nasıl işleyeceğini anlatır. Kılavuzdaki görseller için MEB e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü Uygulama Kılavuzu’nu açabilirsiniz. Ek-1 formu kılavuzun son iki sayfasındadır. Aşağıdaki şema MEBBilgi’nin açıklama amaçlı özgün görselidir; e-Okul ekran görüntüsü değildir.

Hangi etkinlikler okul dışı bireysel etkinlik sayılır?

Öğrencinin okulun düzenlediği bir etkinlikten bağımsız olarak, velisinin bilgisi dâhilinde ve kendi ilgisi doğrultusunda okul dışında katıldığı bilimsel, kültürel, sanatsal, sportif etkinlikler ile toplum hizmeti çalışmaları bu kapsama girebilir. Ancak her kurs, her sertifika veya özel bir mekânda yapılan her faaliyet otomatik olarak modüle işlenmez. Etkinliği düzenleyen ya da onaylayan kurumun uygunluğu ve belgenin içeriği kontrol edilmelidir. MEB kılavuzu; bakanlıklara bağlı kurumlar, üniversiteler, belediyeler, sivil toplum kuruluşları ve diğer resmî kurumlar gibi grupları sayıyor.

Örneğin belediyenin tiyatro şenliğini izleyen öğrencinin durumu “katılım”, üniversite atölyesinde yaptığı oyuncağı şenlikte sunan öğrencinin durumu “ürün ortaya koyma”, badminton şampiyonasında yarışan öğrencinin durumu “performans gösterme” olabilir. Birincilik ya da başka bir derece varsa ayrıca “derece alma” seçilir. Bunlar kılavuzun örnekleridir; okul, gelen belge ve etkinliğin gerçek niteliğine göre sınıflandırma yapmalıdır.

Ek-1 formu nereden alınır, kim doldurur?

Resmî kılavuzdaki Sosyal Etkinlik Bilgilendirme Formu’nu (Ek-1) açın. Form istendiğinde okul müdürlüğünce veliye verilir. Etkinliği düzenleyen veya onaylayan kurum/kuruluş formdaki bilgileri doldurup onaylar. Veli formun aslını okul müdürlüğüne teslim eder. Öğretmenin, kurumun yerine geçip eksik onayı kendi başına tamamlaması doğru bir işlem değildir.

Derece belgesi istisnası: Öğrenci yarışmada derece aldıysa dereceyi gösteren belge Ek-1 yerine geçer. Belgenin veli tarafından okul müdürlüğüne iletilmesi ve sınıf/şube rehber öğretmeni tarafından elektronik olarak modüle yüklenmesi gerekir. Yalnızca yarışmaya katılmış olmak ile derece almış olmak aynı seçenek değildir.

Ek-1 formu doldurulurken hangi alanlara bakılmalı?

1. Öğrenci bilgileri: Adı-soyadı, okul, sınıf/şube ve okul numarası okul kaydıyla uyuşmalı. Formdaki kişisel bilgileri herkese açık bir dosyaya veya sosyal medyaya koymayın.
2. Kurum bilgileri: Düzenleyen/onaylayan kurum türü ve kurum adı açık yazılmalı. “Spor kulübü” gibi çok genel bir ifade yerine belgedeki tam kurumsal ad kullanılmalı.
3. Belge tarih ve sayısı: Kurum onayının tarihi ve varsa sayısı okunaklı olmalı. Bu alanlar e-Okul girişinde ayrıca istenir.
4. Etkinlik bilgileri: İl/ilçe, başlangıç-bitiş tarihi, etkinliğin adı ve yapıldığı yer birbirini tutmalı. Kursun tamamına ilişkin belgeyle tek günlük bir yarışma kaydı karıştırılmamalı.
5. Alan ve kategori: Bilimsel, kültürel, sanatsal, sportif veya toplum hizmeti alanlarından uygun olanı seçin; arka sayfadaki kategori listesinden karşılığını belirleyin.
6. Onay: Düzenleyen/onaylayan kurumun onayı ve formun üstündeki okul uygunluk bölümü tamamlanmış olmalı. Sosyal etkinlikler kurulu başkanı formdaki bilgileri kontrol ederek uygunluk alanını onaylar.

Eksik bir tarih, kurum adı veya onay fark edildiğinde önce belgeyi düzenleyen kurumdan tamamlanmasını istemek, tahmin ederek sisteme bilgi yazmaktan daha güvenlidir. Özellikle temsil düzeyi ile etkinlik düzeyini birbirinin yerine kullanmayın: biri etkinliğin kapsamını, diğeri öğrencinin etkinlikte ne yaptığını anlatır.

Okul dışı bireysel etkinlik e-Okul’a nasıl girilir?

Giriş görevi, öğrencinin sınıf/şube rehber öğretmenine aittir. Temel eğitim kurumlarında “İlkokul-Ortaokul Kurum İşlemleri”, liselerde “Ortaöğretim Kurum İşlemleri” altındaki “Sosyal Etkinlikler” bölümüne gidilir. Bu bölüm görünmüyorsa okul müdürlüğü e-Okul Yönetici Modülü üzerinden gerekli yetkilendirmeyi kontrol etmelidir. Menü ve ekran adları, MEB’in yayımladığı kılavuzda kullanıldığı biçimiyle aşağıdadır.

1. Sosyal Etkinlik Girişi ekranını açın. “Sosyal Etkinlik Tanımlama” bölümünde etkinlik türünü Okul Dışı Bireysel Etkinlik seçin. Okul etkinliği veya merkezî etkinlik seçmeyin.
2. “Etkinliği Düzenleyen/Onaylayan Kurum/Kuruluş” seçimini yapın ve kurumun adını Ek-1’de geçtiği biçimde yazın.
3. Etkinlik alanını ve kategorisini belirleyin. Örneğin tiyatro şenliği için sanatsal etkinlik / tiyatro; badminton yarışması için sportif etkinlik / badminton uygun olabilir. Belgenin niteliğine bakmadan kategori kopyalamayın.
4. Etkinlik adını, başlangıç ve bitiş tarihlerini, Ek-1 onay tarihini ve sayısını girin. Öğrencinin sınıf/şubesini seçin.
5. Temsil düzeyini ve etkinlik düzeyini belgedeki olaya göre seçin: katılım, ürün ortaya koyma, performans gösterme veya derece alma. Derece alma seçtiyseniz başarı sırasını da seçip taranmış derece belgesini “Dosya Seç” ile yükleyin.
6. Bilgileri form veya derece belgesiyle son kez karşılaştırıp Kaydet düğmesine basın. Kılavuza göre kayıt, “Okul Dışı Bireysel Etkinlikler” bölümünde görünür. Aynı etkinliği ikinci kez tanımlamayın.

Önemli ekran ayrımı: Kılavuzdaki “Sosyal Etkinlik Tamamlama” bölümü okul ve merkezî etkinlikler için anlatılır. Okul dışı bireysel etkinlikte Ek-1 üzerindeki okul uygunluk kontrolünü ve öğretmenin veri girişini, bu ekrandaki işlemle karıştırmayın.

Gerçekçi örnekler: Hangi düzey seçilir?

• Tiyatro şenliğine izleyici: Belediyenin düzenlediği şenlik için kurum onaylı Ek-1 varsa “katılım” düşünülebilir. Sırf öğrencinin tiyatro kursuna kayıtlı olması, şenliğe katıldığı anlamına gelmez.
• Atölyede yapılan ürün sergilenmiş: Üniversitenin çocuk oyunları şenliğinde öğrencinin hazırladığı oyuncak sergilendiyse “ürün ortaya koyma” örneğidir. Ürünün gerçekten sergilendiği belgeden anlaşılmalı.
• Sportif şampiyonaya katılım: Badminton yarışmasında mücadele edip derece almayan öğrencide “performans gösterme” uygun olabilir. Sporun adı, temsil düzeyi ve tarihler belgeye göre girilir.
• Yarışmada birincilik: Başarı derecesi seçilir; dereceyi gösteren belge taranıp yüklenir. Bu durumda Ek-1 ayrıca aranmaz.

Kaydı bitirmeden önce beş kontrol

Belge kurumca onaylı mı? Öğrenci bilgileri okul kaydıyla aynı mı? Alan-kategori ile temsil-etkinlik düzeyleri doğru mu? Derece işaretlendiyse derece belgesi yüklendi mi? Etkinlik listede zaten var mı? Bu beş sorunun yanıtı işlem sırasında en sık yaşanan hataları önler. Kılavuz, Ek-1’in eğitim öğretim yılı boyunca sınıf/şube rehber öğretmenince sosyal etkinlik dosyasında saklanmasını, yıl sonunda tutanakla sosyal etkinlikler kuruluna teslim edilerek arşivlenmesini de belirtir.

İlgili işlem: Okul ve merkezî etkinliklerde kurul başkanının onay veya ret adımları için Sosyal Etkinlik Tamamlama rehberine bakın.

Sık sorulan sorular

Veli Ek-1’i internetten doldurup doğrudan öğretmene verebilir mi?

Formun ilgili kurum veya kuruluş tarafından doldurulup onaylanması ve aslının veli tarafından okul müdürlüğüne teslim edilmesi gerekir. Boş formun veli tarafından tek başına doldurulması, kurum onayının yerini tutmaz.

Derece alınmadıysa sertifika yeterli mi?

Her sertifikayı Ek-1 yerine geçen belge saymayın. MEB’in açık istisnası, yarışmada alınan dereceyi gösteren belgedir. Diğer okul dışı bireysel etkinliklerde Ek-1 usulünü izleyin; tereddütte okul yönetimi ve kılavuz esas alınmalı.

Öğretmen Sosyal Etkinlikler menüsünü göremiyorsa ne yapmalı?

Okul müdürlüğünden e-Okul Yönetici Modülü üzerinden yetki kontrolü isteyin. Temel eğitim ve ortaöğretim menüleri farklı üst başlıklar altında yer alır.

Öğrenci nakil olduysa bu kaydı yeni okul mu girer?

Nakil işlemleri için ayrıca açıklanan kurallar vardır. Nakil olan öğrencinin sosyal etkinlik kaydı rehberimizde eski ve yeni okulun görev ayrımını anlattık.

Resmî kaynaklar: MEB Sosyal Etkinlik Modülü Uygulama Kılavuzu (PDF) ve Temel Eğitim Genel Müdürlüğü sık sorulan sorular. Kılavuzdaki ekran görselleri ve Ek-1’in resmî metni için PDF’yi esas alın. Bu yazı, işlemi anlaşılır kılmak için hazırlanmış açıklayıcı rehberdir.