Evrak teslim tutanağı, elden verilen belgelerin kimden kime, hangi tarihte ve hangi miktarda teslim edildiğini kaydetmek için kullanılabilir. “Dosyayı bıraktım” demek yerine dosyanın adını, içindeki teslim kalemlerini ve varsa açık kalan noktaları aynı yerde gösterir. Aşağıdaki Word dosyasında boş tutanak ile kurgu bilgilerle doldurulmuş bir örnek bulunur.
Evrak teslim tutanağı boş ve doldurulmuş Word örneğini indir
Bu dosya mebbilgi.com tarafından hazırlanmış düzenlenebilir bir yardımcı örnektir. Ulusal ölçekte zorunlu bir resmî form değildir. İşleminiz için kurumunuzun istediği özel bir teslim belgesi varsa o belgeyi kullanın.
Hangi Evrak İçin Kullanılır?
Örnek, okul içindeki olağan fizikî belge teslimlerini kaydetmek için hazırlanmıştır. Bir toplantıya ait belgelerin idareye verilmesi, bir çalışma dosyasının ilgili birime bırakılması veya birden fazla belgenin aynı anda teslimi bu kapsama girebilir. Amaç, teslim anındaki durumu sonradan okunabilecek açıklıkta yazmaktır.
Özel işlemlerin kendi formları bulunabilir. Örneğin MEB’in eğitim yöneticileri için yayımladığı form listesinde, hizmet içi eğitim faaliyetine özgü “Görev Talimatı ve Evrak Teslim Tutanağı” yer alır. Bu kaynak, bütün okul evrakı için aynı formun kullanılacağını göstermez; burada sunulan genel örnek de o faaliyete özgü belgenin yerine hazırlanmadı.
Teslim Listesi Nasıl Yazılır?
Üst bölüme kurum veya birim adı, gerçekleşen teslim tarihi ve saati ile teslim amacı yazılır. Boş formdaki altı satırlık tabloya belgeler ayrı ayrı girilir; ihtiyaç varsa satır eklenebilir. Aynı başlık altında birbirinden farklı belgeleri “çeşitli evrak” diye toplamak, sonradan hangi belgenin verildiğini anlamayı zorlaştırır.
- Belge adı: Dosyayı ayırt edecek konu ve dönem bilgisiyle yazılır.
- Tarih ve sayı: Belgenin üzerinde varsa aktarılır; bulunmayan bir sayı üretilmez.
- Adet ve birim: Sayfa, nüsha, dosya veya zarf olduğu açıkça belirtilir.
- Ek ve açıklama: Eklerin adı ve miktarı ile teslim sırasında görülen farklılıklar belirtilir. Asıl, kopya veya kapalı zarf bilgisi de bu alana yazılabilir.
“Üç evrak” yerine “üç ayrı belge, toplam altı sayfa, birer nüsha” ifadesi daha anlaşılırdır. Kapalı zarfın içi görülmediyse içindeki sayfa sayısı doğrulanmış gibi yazılmamalıdır. Bu durumda zarf adedi ve dışındaki ayırt edici bilgi kaydedilebilir; açıklamaya “Kapalı zarf açılmadan teslim alındı; içeriği sayılmadı” notu eklenebilir.
Doldurulmuş Teslim Örneği
Word dosyasının ikinci sayfasında Örnek Okul Müdürlüğüne ait kurgu bir teslim gösterilir. Kurum ve belge bilgileri gerçek bir işlemi anlatmaz. Teslim eden ile teslim alanın ad, görev ve imza alanları örnekte de boş bırakılmıştır.
- Teslim: 02.11.2026, saat 14.00; toplantı evrakının okul idaresine verilmesi.
- Birinci kalem: Örnek toplantı tutanağı; 02.11.2026 tarihli, ÖRNEK-01 sayılı; bir belge, iki sayfa. Ayrıca bir sayfalık katılım listesi eki vardır.
- İkinci kalem: Örnek faaliyet raporu; 02.11.2026 tarihli, ÖRNEK-02 sayılı; bir belge, üç sayfa. Eki yoktur.
Teslim açıklamasında iki evrak ve bir ekin alındığı, içerik incelemesinin bu kayıt kapsamında yapılmadığı yazılıdır. İlk satırdaki iki sayfalık belgeyle bir sayfalık ek ayrı gösterilir. Gerçek teslimde de ekin belge miktarına dahil olup olmadığı anlaşılır olmalıdır; aynı sayfayı iki kez saymayın.
İmza Öncesi Teslim Kapsamı
Tutanaktaki teslim cümlesi, listede belirtilen belge ve paketlerin gösterilen miktar ve açıklamalarla el değiştirdiğini anlatır. Belgelerin içerik doğruluğunun denetlendiği, bütün eklerinin tamam olduğu veya başvurunun kabul edildiği yönünde peşin bir ifade içermez. Gerçekte yapılmayan bir inceleme için “eksiksiz ve usulüne uygun teslim alınmıştır” cümlesi eklemeyin.
Listelenmiş bir belge henüz getirilmediyse onu teslim edilmiş gibi işaretlemek yerine açıklamada teslim edilmediğini belirtin. Daha sonra yapılan teslim için ayrı tarihli bir kayıt oluşturmak ve önceki tutanakla ilişkilendirmek, iki işlem zamanını birbirine karıştırmaz.
Diğer Kayıtlardan Farkı
Bu yardımcı tutanak, kurumun evrak kayıt işlemini yürütmez ve elektronik belge sisteminde kayıt oluşturmaz. Arşiv devri için de tasarlanmadı: Devlet Arşivleri Başkanlığının resmî formlar sayfasında “EK-4 Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” ayrı bir belge olarak bulunur.
Teslim edilen şey belge değil demirbaş veya başka bir taşınırsa taşınır teslim belgesi ve okul demirbaş teslimi yazısına bakabilirsiniz. İmzalı evrak listesini ise herkesin erişebildiği bir örnek dosyaya dönüştürmeyin; kamuya açık paylaşımlarda boş şablonu veya kurgu sayfayı kullanın.
