Muayene ve kabul komisyonu görevlendirme yazısı, belirli bir mal alımında muayene ve kabul işlemlerini yürütecek komisyonun hangi kişilerden oluştuğunu gösteren görevlendirme kaydıdır. Yazıda alımın tanımı, başkan, üyeler, işin uzmanı ve yedekler açıkça belirtilir. Komisyonu kuran makamın yetkisi ise yalnızca okulda kullanılan eski bir yazı örneğinden değil, ilgili idarenin yetki ve imza düzeninden anlaşılır.
Bu sayfadaki açıklamalar, 4734 sayılı Kanun kapsamında ihale sonucunda yapılan mal alımları için hazırlanmıştır. İndirilebilir Word dosyasında boş bir komisyon oluşturma oluru taslağı ve kurgu bilgilerle doldurulmuş örneği bulunur. Dosya, ülke genelinde kullanılması zorunlu resmî bir form değildir; gerçek bir görevlendirme veya kabul kararı da içermez.
Boş Ve Doldurulmuş Görevlendirme Yazısı Word Dosyası
Muayene Ve Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı Boş Ve Doldurulmuş Word Örneği
İki sayfalık dosyanın ilk sayfası boş taslaktır. İkinci sayfada bilgisayar alımı üzerinden hazırlanmış bir kurgu örnek vardır. Kurum, kişi ve alım bilgileri gerçek değildir. Her iki sayfada da onay verecek makam ve imza alanları boş bırakılmıştır; örnek, herhangi bir okul müdürünün veya başka bir görevlinin kendiliğinden yetkili olduğunu varsaymaz.
Bu Yazının Kullanım Alanı
Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 2. maddesi, 4734 sayılı Kanuna göre yapılan ihaleler sonucunda teslim edilen mallara ilişkin komisyonların kuruluşunu ve çalışma esaslarını düzenler. Buradaki taslak da bu çerçeveyle sınırlıdır. Doğrudan temin, okul-aile birliği harcaması, hizmet alımı veya yapım işi için aynı metnin değiştirilmeden kullanılması uygun bir kapsam varsayımı değildir. Bu işlemlerin tabi olduğu kurallar ayrıca değerlendirilir. KİK Mal Alımları Denetim Muayene Ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik, madde 2.
Örneğin sınıflara alınacak bilgisayarlar için hazırlanan bir görevlendirme yazısı, okul binasındaki onarım işinin kabul komisyonunu da kapsayan genel bir yazı değildir. Aynı şekilde, önceki eğitim öğretim yılına ait bir liste tek başına yeni alımın görevlendirme kaydı olarak değerlendirilmez. Metnin hangi alıma ve hangi idari işleme ait olduğu anlaşılır olmalıdır.
Komisyonun Kuruluşu Ve Yetkili Makam
Yönetmeliğin 6. maddesine göre komisyon, yetkili makam tarafından oluşturulur. Asıl üyeler en az üç kişiden meydana gelir ve toplam sayı tek olur; üyeler arasında bir başkan ve işin uzmanı bulunur. Ayrıca yedek üyeler belirlenir. İlgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun uzman personel yoksa 4734 sayılı Kanuna tabi diğer idarelerden uzman görevlendirilmesi mümkündür. Yönetmelik, madde 6.
Bu düzenleme, her okulda aynı unvanlardan oluşan sabit bir üç kişilik liste öngörmez. Bir kişinin öğretmen, müdür yardımcısı veya başka bir unvana sahip olması, alınacak mal bakımından işin uzmanı niteliğini tek başına açıklamaz. Uzman üyenin bilgisi ve deneyimi, somut alımın teknik özellikleriyle ilişkilendirilir. Word tablosunda uzman üye için ayrı satır bulunması, bu ayrımın görünür olmasını sağlar; uzmanlığı kendiliğinden belgelendirmez.
Ara denetimde görev alan personel komisyonda bulunabilir; ancak komisyonun tamamı ara denetimi gerçekleştiren personelden oluşturulamaz. Kısa sürede niteliği değişebilen veya günlük teslim edilen mallarda ise yönetmelik, öncelikle malı kullanacak birimdeki görevlilerden komisyon kurulmasını öngörür. Bu özel durumlar, standart bir personel listesinin her alıma aynen taşınmamasının nedenlerindendir. Yönetmelik, madde 6.
Görevlendirme Yazısında Yer Alan Bilgiler
Aşağıdaki alanlar, yardımcı örneğin belge düzenini oluşturur. Bunlar yönetmelikte ayrıca yayımlanmış bir zorunlu formun alanları olarak sunulmamaktadır.
- İdare ve işlem bilgisi: Yazıyı hazırlayan birim, sayı, tarih ve konu.
- Alımın tanımı: İşin adı, ilgili ihale veya işlem bilgisi, sözleşmenin tarihi ve sayısı.
- Görevlendirme dayanağı: İlgili mevzuat ile işlem dosyasındaki sözleşme ve belgeler.
- Komisyon listesi: Başkan, işin uzmanı üye, diğer asıl üye veya üyeler; bunlara ilişkin yedekler ve unvanlar.
- Görevin kapsamı: Belirtilen alımın muayene ve kabul işlemlerinin ihale dokümanı, sözleşme ve ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülmesi.
- Teklif ve onay alanı: İşlemi teklif eden birim ile gerçek yetki düzenine göre belirlenecek onay makamı.
Yedeklerin hangi asıl görevin yerine belirlendiğinin tabloda anlaşılması, sonradan yapılacak görevlendirme ve bildirim işlemlerini kolaylaştırır. Boş örnek üç asıl ve üç yedek satırı içerir. Bu tercih, her alımda tam olarak üç yedek bulunmasını zorunlu kılan ayrı bir kural olduğu anlamına gelmez; daha geniş bir komisyonda tablo, tek sayılı asıl üye yapısı ve ilgili nitelikler korunarak düzenlenir.
Boş Görevlendirme Metninin Yapısı
Word dosyasındaki teklif bölümü şu yapıyı kullanır:
İdaremizce 4734 sayılı Kanun kapsamında ihale edilen [alımın adı] işine ilişkin [tarih] tarihli ve [sayı] sayılı sözleşme kapsamında yapılacak muayene ve kabul işlemleri için, Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 6. maddesi uyarınca aşağıdaki asıl ve yedek üyelerden oluşan komisyonun kurulması hususunu olurlarınıza arz ederim.
Bu paragrafın altında başkan ve üyelerin ad, unvan ve görev alanları yer alır. Ayrı bir görev cümlesi, komisyonun incelemeyi ihale dokümanı ve sözleşme şartları çerçevesinde yapacağını belirtir. Malın uygun olduğu veya kabul edildiği yönünde bir sonuç cümlesi bulunmaz; çünkü görevlendirme aşamasında henüz muayene sonucu yazılmamaktadır.
Doldurulmuş Kurgu Örneğin Kapsamı
Doldurulmuş sayfada, kurgu bir il millî eğitim müdürlüğünün bilgisayar alımı kullanılmıştır. Bir başkan, bilgisayar alımıyla ilişkili uzmanlık unvanı taşıyan bir üye ve diğer üye ile bunların yedekleri gösterilmiştir. Örnekteki unvanlar bir atama önerisi değildir; gerçek dosyada görevlendirilecek kişilerin uygunluğu idarece belirlenir.
Kurgu örnekteki sayı, tarih ve sözleşme numarası yalnızca alanların nasıl görüneceğini anlatır. İmza, mühür ve gerçek ihale kayıt numarası yoktur. Onay makamının boş bırakılması bilinçli bir tercihtir: alımı yapan idarenin kim olduğu ve geçerli yetki düzeni bilinmeden belirli bir kişiye onay yetkisi yüklenemez.
Word Taslağı Ve Elektronik İşlem Düzeni
Word dosyası metin hazırlama ve gözden geçirme amacı taşır. İdarenin güncel elektronik görevlendirme, onay, bildirim ve kayıt düzeninin yerine geçmez. Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliği’nin 14. maddesinin birinci fıkrasının (j) bendi; kabul başvurusu, muayene ve kabul komisyonlarının oluşturulması ile kabul belge ve tutanaklarını elektronik işlem çerçevesinde sayar. Aynı yönetmeliğin geçici 2. maddesi, ilgili bentlerin teknik altyapı tamamlandıkça Kurumun duyuracağı tarihlerde uygulanmaya başlanmasını düzenler. Bu nedenle tek bir genel başlangıç tarihi varsaymak yerine ilgili işleme ait güncel KİK duyurusu ve idarenin uygulaması esas alınır. KİK Elektronik Uygulama Yönetmeliği, madde 14 ve geçici madde 2.
Görevlendirme Yazısı İle Kabul Tutanağının Farkı
Görevlendirme yazısı, incelemeyi kimin yapacağını belirler. Muayene ve kabul tutanağı ise yapılan incelemeyi ve ulaşılan sonucu kaydeder. Yönetmeliğin 7. maddesinde komisyonun teslim edilen malı ihale dokümanındaki şartlar yönünden incelemesi ve üyelerin her muayenede hazır bulunması düzenlenmiştir. Bu nedenle yalnızca komisyon listesine imza atılmış olması, malın incelendiğini veya kabul edildiğini göstermez. Yönetmelik, madde 7.
Görevlendirme oluru, üyelerin bilgilendirilmesi ve muayene sonucunun kayda geçirilmesi birbiriyle ilişkili fakat farklı belgelerdir. İşlem dosyasında bu ayrımın korunması, komisyonun hangi yetkiye ve hangi alıma dayanarak çalıştığının izlenmesini sağlar.
Kaynak inceleme tarihi: 28 Ekim 2026. Kapsam: 4734 sayılı Kanun kapsamında ihale sonucu yapılan mal alımlarında komisyon görevlendirme taslağı. Bu içerik işlem bazında hukuki görüş veya zorunlu ulusal form değildir.
