Mal alımı muayene ve kabul tutanağı, teslim edilen malların ihale dokümanındaki özelliklerle karşılaştırılmasını ve inceleme sonucunun kayda geçirilmesini sağlar. Malın adının ve miktarının yazılması, uygunluğun nasıl belirlendiğini tek başına göstermez. Kullanışlı bir kayıtta istenen özellik, incelemede bulunan özellik ve bu karşılaştırmanın sonucu ayrı ayrı görülebilir.
Bu sayfada boş bir Word şablonu ile kırtasiye malzemeleri üzerinden hazırlanmış doldurulmuş örnek bulunuyor. Dosya, MEBBilgi tarafından hazırlanmış yardımcı bir örnektir; resmî standart form değildir. Açıklamalar, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre yapılan ihaleler sonucunda teslim edilen mallarla sınırlıdır. Doğrudan temin, okul aile birliği alımı, hizmet alımı veya yapım işi için kendiliğinden geçerli bir tutanak olarak sunulmamaktadır.
Muayene Ve Kabul Tutanağı Word Örneği
Mal Alımı Muayene Ve Kabul Tutanağı Boş Ve Doldurulmuş Word Örneği
Word dosyasının ilk sayfasında boş şablon, ikinci sayfasında tamamen kurgu bilgilerle doldurulmuş örnek yer alır. İmza alanları her iki sayfada da boştur. Şablon, basit bir mal alımında karşılaştırmanın nasıl yazılabileceğini gösterir; alım dosyasındaki teknik şartnameyi, muayene yöntemini veya gerekli testleri belirlemez.
Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 29 uncu maddesi, denetim, muayene ve kabul belgelerinin şekil ve içeriğinin ilgili idarelerce belirlenmesini düzenler. Bu hüküm, internetten indirilen her şablonun kurumun kabul belgesi yerine kullanılabileceği anlamına gelmez. İdarenin belirlediği form, ihale dokümanı ve güncel işlem düzeni esas alınır.
Tutanakta İstenen Özellik Ve Bulunan Özellik Ayrımı
Yönetmeliğin 20 nci maddesinde muayene raporunda ihale dokümanındaki niteliklerle muayenede bulunan niteliklerin ayrı yazılması, karşılaştırılması ve uygunluk sonucunun açıkça belirtilmesi öngörülür. Bu nedenle şablonda yalnız “uygundur” kutusu yerine, istenen özellik ve tespit için ayrı sütunlar bulunur.
Örneğin dokümanda “A4, şeffaf, delikli poşet dosya, her pakette 100 adet” yazıyorsa, tespit alanında yalnız “dosya teslim edildi” ifadesi karşılaştırmayı açıklamaz. İncelenen malın ebat, görünüm, delik yapısı ve paket içeriği bakımından ne durumda olduğu kaydedildiğinde sonucun dayanağı anlaşılır. Bu örnekteki özellikler açıklama amacıyla seçilmiştir; gerçek bir şartnamede başka nitelikler ve farklı doğrulama yöntemleri bulunabilir.
Şablonun alanları şu bilgileri bir araya getirir:
- İdare, işin adı, ihale kayıt numarası ve sözleşme bilgileri.
- Komisyon görevlendirmesinin dayanağı, teslim belgesi ve muayene yeri ile tarihi.
- Malın adı, sözleşmede öngörülen miktar ve teslim edilen miktar.
- İhale dokümanındaki özellikler, incelemede bulunan özellikler ve karşılaştırma sonucu.
- İnceleme yöntemi, dayanak raporlar, komisyon kararı ve imza alanları.
Bu liste, örnek dosyanın içeriğini anlatır; bütün alımlarda yeterli olacak kapalı bir belge listesi değildir. Seri numarası, parti bilgisi, test raporu veya ayrı teknik inceleme tutanağı gereken bir alımda bunların ilgili kayıtlarla ilişkilendirilmesi gerekir.
Kırtasiye Malzemeleri İçin Doldurulmuş Örnek
Dosyadaki kurgu senaryoda, Örnek Ufuk Eğitim İdaresi için yapılan kırtasiye alımında 10 paket şeffaf poşet dosya ve 20 adet mavi klasör incelenmiştir. Kurum, yüklenici, kişiler, belge numaraları ve tarihler gerçek bir işlemden alınmamıştır. Örneğin kabul kararı, yalnız bu kurgu senaryonun sonucudur.
| Mal Ve Miktar | İstenen Özellik | Muayenede Bulunan Özellik | Sonuç |
|---|---|---|---|
| Poşet dosya 10 paket |
A4, şeffaf, delikli; paket başına 100 adet | 10 paket sayıldı. A4, şeffaf ve delikli olduğu; paketlerde 100’er adet bulunduğu görüldü. | Niteliklerine uygundur. |
| Klasör 20 adet |
A4, mavi; sırt genişliği 5 cm; metal mekanizmalı | 20 adet sayıldı. A4 ve mavi olduğu görüldü; sırt genişliği 5 cm ölçüldü. Metal mekanizmalar açılıp kapandı. | Niteliklerine uygundur. |
Kurgu örnekte, şartnamenin inceleme kapsamının tabloda gösterilen özelliklerle sınırlı olduğu varsayılmıştır. Gerçek alımda malın bütün teknik koşulları, öngörülen inceleme yöntemi ve varsa test sonuçları birlikte değerlendirilir. Bir özelliğin ambalaj üzerinde yazması, o özelliğin her durumda bağımsız olarak doğrulandığını göstermez. Örneğin kimyasal içerik veya dayanım için belge ya da test aranıyorsa, görsel inceleme bunların yerine geçirilemez.
Karşılaştırma tablosunun ayrıntılı olması, özellikle birden fazla mal kalemi bulunan alımlarda hangi tespitin hangi ürüne ait olduğunu açıklığa kavuşturur. Bir kalemdeki uygunluk sonucu diğer kalemlere otomatik olarak taşınmaz. Miktar farkı, hasar veya özellik uyuşmazlığı varsa kayıt bunları görünür kılmalıdır.
Komisyon Kararı Ve İmzalar
Muayene ve kabul tutanağı ile komisyon görevlendirme yazısı farklı aşamalara aittir. Görevlendirme yazısı kimlerin görev yapacağını belirler; tutanak ise yapılan incelemeyi ve sonucu gösterir. Örnek tutanağın üst kısmındaki görevlendirme bilgisi, bu iki kaydın ilişkilendirilmesi içindir.
Yönetmeliğin 21 inci maddesine göre komisyon eksiksiz toplanır ve çoğunlukla karar alır. Karşı oy kullanan üye gerekçesini kararın altına yazarak imzalar; çekimser oy kullanılamaz. Word örneğindeki üç imza alanı, her komisyonun mutlaka üç kişiden oluşacağı anlamına gelmez. Alanlar, usulüne uygun görevlendirilen komisyonun tamamını karşılayacak biçimde düzenlenir.
Boş şablonda olumlu karar önceden yazılı değildir. Sonuç, yapılan muayeneye göre oluşturulur. Yüklenicinin veya vekilinin hazır bulunması, imzası ve varsa imzadan kaçınması gibi hususlar da ilgili işlem ve idarenin kayıt düzeni çerçevesinde ayrıca belgelenir. Örnek dosya, başlangıç ve numune alma tutanakları dâhil bütün muayene evrakını tek sayfada toplama iddiası taşımaz.
Uygun Bulunmayan Mal Ve Ödeme Belgesi
Malın istenen özelliklere uymadığı bir durumda tespit kısmında farkın açıkça yazılması önemlidir. “Eksiklik var” ifadesi yerine, hangi kalemde hangi özelliğin sağlanmadığının belirtilmesi kaydı daha anlaşılır yapar. Tablodaki olumlu kurgu sonuçları, farklı bir alıma aynen aktarılabilecek hazır karar metinleri değildir.
Eksiklik, değiştirme talebi, yeniden muayene veya itiraz söz konusu olduğunda uygulanacak işlem; sözleşme, ihale dokümanı ve ilgili mevzuata göre değişir. Bu sayfada bütün durumlar için ortak bir tamamlama süresi ya da otomatik kabul yöntemi verilmemektedir. Geçici kabul ve kısmi kabul de bu basit örnekten ayrı değerlendirilir.
Yönetmeliğin 25 inci maddesi, gerekli denetim, muayene ve testler tamamlandığında komisyonun olumlu raporunun idarece kabul edilerek ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesine esas alınmasını düzenler. Dolayısıyla bu yardımcı tutanağın doldurulması tek başına ödeme yetkisi veya ödeme emri oluşturmaz.
EKAP Ve Kurumun Belge Düzeni
Kamu Alımlarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Uygulama Yönetmeliğinin 14 üncü maddesi, kabul başvuruları, komisyon oluşturulması ve muayene ile kabul belge ve tutanaklarını elektronik işlem çerçevesinde ele alır. Aynı Yönetmeliğin geçici 2 nci maddesinde, ilgili işlemlerin teknik altyapı tamamlandıktan sonra Kurumun duyuracağı tarihlerde EKAP üzerinden yürütülmesine ilişkin geçiş hükmü bulunur.
Bu nedenle Word örneği, ilgili alım için geçerli EKAP işlemlerinin, elektronik imzanın, idari onayın veya kurumsal kaydın yerine geçmez. Belgenin hangi ortamda düzenleneceği ve hangi formun kullanılacağı değerlendirilirken Kamu İhale Kurumunun güncel mevzuat ve e-form sayfası ile ilgili işlem duyuruları birlikte esas alınır. Yardımcı dosyanın amacı, tutanakta yer alacak karşılaştırma ve tespitlerin hazırlanmasını kolaylaştırmaktır.
