TEFBİS gelir girişi, Okul Aile Birliğine ait nakdi veya ayni gelirin dayanak belgesiyle birlikte sisteme kaydedilmesidir. Bu rehber; doğru gelir türünü seçme, kaynak ve evrak bilgilerini tamamlama, detay kaydı oluşturma ve banka–işletme defteri–TEFBİS denkliğini kontrol etme sırasını anlatır.
Bu yazının kapsamı: Okul Aile Birliği Modülündeki gelir kaydı içindir. Tahmini bütçe, devreden bakiye, döner sermaye ve okul öncesi modüllerinin ekranları ayrı süreçlerdir.
TEFBİS Gelir Girişi Öncesinde Hazırlanması Gerekenler
Kayda başlamadan önce gelirin niteliğini, dayanak belgesini, tarihi, tutarı ve gelir kaynağını netleştirin. Nakdi gelir için makbuz, banka dekontu veya ilgili tahsilat belgesi; ayni gelir için teslim, bağış veya kabul sürecini gösteren belge hazır bulunmalıdır. Sisteme girilen bilgi, işletme defteri ve banka hareketleriyle çelişmemelidir.
- Gelir, gerçekten Okul Aile Birliğine ait mi?
- Gelirin nakdi mi yoksa ayni mi olduğu belli mi?
- Belge tarihi, numarası ve tutarı kayıt için hazır mı?
- Geliri sağlayan kişi veya kurumun türü doğru sınıflandırılacak mı?
TEFBİS Gelir Girişi Nasıl Yapılır?
1. Okul Aile Birliği Modülüne Girin
TEFBİS ana ekranından Okul Aile Birliği Modülünü açın ve gelir işlemlerinin bulunduğu bölüme ilerleyin. Aynı ekranda farklı modüllerin kayıtlarını karıştırmayın. Okul Aile Birliği dışındaki bir kaydın bu modüle girilmesi, sonradan düzeltme süreci doğurabilir.
2. Nakdi Gelir mi, Ayni Gelir mi Olduğunu Belirleyin
Önce gelirin şeklini belirleyin. Para hareketi içeren tahsilatlar nakdi gelir, mal veya yardım niteliğindeki teslimler ise ayni gelir kapsamında değerlendirilir. Bu ayrım, sonraki alanların ve belgenin niteliğini etkiler. Gelirin açıklaması ile seçilen işlem türü birbiriyle uyumlu olmalıdır.
3. Gelir Kaynağı ve Açıklamayı Yazın
Gelirin kimden veya hangi kurumdan sağlandığını kaynak türü alanında doğru sınıflandırın. Veli/vatandaş, yerel yönetim, kamu kurumu, sivil toplum kuruluşu veya özel kurum gibi ana başlıklar canlı ekranda görülebilir. Açıklama alanını, belgenin neyi gösterdiğini anlaşılır biçimde özetleyecek şekilde doldurun; gereksiz kişisel bilgi yazmayın.
4. Evrak Bilgilerini Belgeye Göre Girin
Evrak numarası, evrak tarihi ve sistemde istenen faaliyet bilgilerini ilgili makbuz, dekont veya belgeye göre yazın. Tarih ve tutar hatası, gelir-gider denkliğinde fark oluşmasına neden olabilir. Aynı belge için daha önce kayıt olup olmadığını kontrol ederek mükerrer giriş riskini azaltın.
5. Detay Kaydını Oluşturun ve Toplamı Kontrol Edin
İşlemin niteliğine göre detay satırlarını ekleyin. Sistemin gösterdiği toplam tutar, belge tutarıyla eşit olmalıdır. Ayni gelirde miktar, birim ve açıklama alanlarının; nakdi gelirde ise tutar ve belge ilişkisinin doğru olduğundan emin olun. Birden fazla kalem varsa her kalemi ayrı ve izlenebilir şekilde kaydetmek sonraki kontrolü kolaylaştırır.
6. Kaydedin, Form Sürecini Tamamlayın
Kaydetmeden önce gelir türü, kaynak, açıklama, evrak bilgileri ve toplamı bir kez daha gözden geçirin. Kaydın ardından imzalayan seçimini tamamlayın ve gerektiğinde form çıktısını alın. Kayıt oluştuktan sonra gelir düzenleme listesinden işlemin göründüğünü doğrulayın.
Gelir Kaydından Sonra Denklik Kontrolü
TEFBİS gelir kaydı tek başına yeterli bir kontrol değildir. Okul Aile Birliği için banka hesabı, işletme defteri ve TEFBİS kayıtlarının birbirini desteklemesi gerekir. Aylık kontrol yaparak eksik kayıt, mükerrer kayıt, yanlış modül kullanımı veya tutar yazım hatası ihtimalini erken fark edebilirsiniz.
TEFBİS Gelir Girişinde Sık Yapılan Hatalar
- Gelirin nakdi/ayni ayrımını yapmadan işleme başlamak.
- Belge bilgileriyle uyumsuz tarih, tutar veya açıklama girmek.
- Aynı dekont ya da makbuzu iki kez kaydetmek.
- Okul Aile Birliği kaydını farklı bir modüle girmek.
- Bankaya işlenen hareketi işletme defteri ve TEFBİS ile düzenli karşılaştırmamak.
Sık Sorulan Sorular
TEFBİS gelir girişi kim tarafından yapılır?
İşlem, kurumun tanımlı TEFBİS yetki yapısı içinde Okul Aile Birliği Modülünü kullanma yetkisi bulunan kişilerce yürütülür. Görev ve yetki tanımı kurum içinde kontrol edilmelidir.
Gelir girişi yapılmadan gider kaydı oluşturulabilir mi?
Gelir olmadan harcama yapılması, sistem tablolarında fark oluşturabilir. Gelir, gider, işletme defteri ve banka hareketlerinin eş zamanlı takip edilmesi en sağlıklı yaklaşımdır.
Yanlış gelir kaydı nasıl düzeltilir?
Önce kaydın durumunu, kanıtlayıcı belgeleri ve sistemde sunulan düzeltme yolunu kontrol edin. Gerekli yetki veya işlem yolu için il/ilçe millî eğitim müdürlüğündeki TEFBİS koordinasyonu ile hareket edilmelidir.
TEFBİS Gider İşlemleriyle Birlikte Okuyun
Gelir kaydını tamamladıktan sonra harcamaların aynı düzen içinde izlenmesi gerekir. Gider tarafı için TEFBİS gider girişi nasıl yapılır rehberimize de bakabilirsiniz.
Resmî Kaynaklar
Okul Aile Birliğinin gelir, gider ve diğer mali işlemlerinin TEFBİS’e kaydedilmesine ilişkin açıklamalar için MEB Strateji Geliştirme Başkanlığı soru-cevap yayını incelenebilir. Gelir/giderin nakdi ve ayni ayrımı ile işlem alanları için MEB TEFBİS kullanıcı eğitimi sunusuna başvurulabilir.
