TEFBİS gider girişi, Okul Aile Birliği Modülünde yapılan harcamaların belgeye dayalı olarak sisteme kaydedilmesi işlemidir. Bu rehber; gider türü, evrak bilgisi, detay satırı ve gelir-gider denkliğinin kontrolü için izlenecek uygulama sırasını açıklar.
Kapsam: Aşağıdaki sıra Okul Aile Birliği (OAB) gelir ve gider işlemleri içindir. Pansiyon, döner sermaye veya okul öncesi birimlerinin farklı mali süreçleri bu rehberin kapsamı dışındadır. Menü adları sistem güncellemeleriyle değişebileceği için kaydetmeden önce ekranınızdaki başlıkları kontrol edin.
TEFBİS Gider Girişi Öncesi Hazırlık
İşleme başlamadan önce harcamaya ilişkin fatura, fiş veya ilgili belge; ödeme tarihi; tutar; giderin türü ve gerektiğinde belge numarası hazır bulundurulmalıdır. Kayıt, belgedeki gerçek bilgiye uygun yapılmalı; gelir ve gider toplamları düzenli aralıklarla karşılaştırılmalıdır.
TEFBİS Gider Girişi Nasıl Yapılır?
1. Okul Aile Birliği Modülünü Açın
TEFBİS ana ekranından Okul Aile Birliği Modülüne girin. Harcama kaydı için gider işlemlerinin bulunduğu menüyü seçin. Ekrandaki alanlar, kurumun yetkisine ve sistemin sürümüne göre farklı isimler taşıyabilir.
2. Gider Türünü Doğru Seçin
Harcamanın niteliğine uygun gider başlığını belirleyin. Aynı gider için sonradan düzeltme yapılmaması adına gider türü ile belge içeriğinin birbirini desteklemesine dikkat edin. Şüphe duyulan sınıflandırmalarda, belgeyi ve yerel uygulama esaslarını kontrol etmek güvenlidir.
3. Belge Bilgilerini Girin
Belge tarihi, belge numarası, ödeme tutarı ve açıklama alanlarını ilgili evraka göre eksiksiz yazın. Açıklamayı kısa ama ayırt edici tutun; örneğin harcamanın neye ilişkin olduğunu belirtin. Aynı belgenin ikinci kez girilmesini önlemek için kayıt öncesi listeyi gözden geçirin.
4. Gider Detay Satırını Ekleyin
Gider kalemi birden fazla unsur içeriyorsa ilgili detayları ayrı satırlarda gösterin. Tutarların toplamı belgedeki genel toplamla uyuşmalıdır. Birden çok kalem kullanılması, daha sonra yapılacak kontrol ve raporlama işlemlerini kolaylaştırır.
5. Kaydı Kontrol Edin ve Kaydedin
Kaydetmeden önce tarih, tutar, belge bilgisi ve gider türünü yeniden inceleyin. Ardından kaydı tamamlayın. Kaydın listede göründüğünü kontrol edin; sistemin verdiği uyarılar varsa bunları gidermeden yeni işlem başlatmayın.
6. Gelir-Gider Denkliğini İzleyin
Her kayıt sonrasında OAB gelir-gider durumunu gözden geçirin. Fizikî belge dosyası, karar ve onay süreçleri ile sistemdeki kayıtların birbirini desteklemesi gerekir. Özellikle dönem sonu öncesinde toplamları ve eksik belge ihtimalini tekrar kontrol edin.
TEFBİS Gider Girişi Kontrol Listesi
- Belge tarihi ve numarası doğru mu?
- Gider türü, harcamanın niteliğiyle uyumlu mu?
- Detay satırlarının toplamı belge tutarına eşit mi?
- Aynı belge için mükerrer kayıt bulunuyor mu?
- Gelir ve gider durumu düzenli olarak kontrol edildi mi?
Sık Sorulan Sorular
TEFBİS gider girişi kim tarafından yapılır?
İşlem, kurumun tanımlı yetki yapısı içinde Okul Aile Birliği Modülünü kullanma yetkisi bulunan kişilerce yürütülür. Yetki tanımı kurumdan kuruma değişebileceği için hesabınızdaki erişim düzeyini doğrulayın.
Yanlış girilen gider kaydı nasıl düzeltilir?
Öncelikle kaydın durumunu ve sistemin sunduğu düzenleme veya iptal imkânını kontrol edin. Belgeyi esas alarak düzeltme yapın; silme ya da iptal işleminden önce kayıtların denklik etkisini gözden geçirin.
Her harcama için belge gerekir mi?
Gider kaydı, dayanak belgesiyle birlikte değerlendirilmelidir. Belge türü ve saklama düzeni için kurumunuzun uyguladığı mali usulleri izleyin.
TEFBİS Fatura ve Rapor İşlemleriyle Bağlantısı
Gider kaydının belge düzeni, fatura kaydı ve raporlama süreçleriyle birlikte ele alınması gerekir. Fatura kaydına ilişkin eski rehberimizde yer alan temel açıklamalar için TEFBİS fatura girme, düzenleme ve rapor alma yazımıza da bakabilirsiniz. Güncel sistem ekranı ile eski anlatımlar arasında farklılık varsa, her zaman TEFBİS ekranındaki güncel işlem sırasını ve kurumunuzun uygulama esaslarını önceleyin.
Sağlıklı bir kayıt düzeni için gider belgelerini tarih sırasıyla dosyalayın, kaydı tamamladığınız gün sistem toplamlarını kontrol edin ve dönem sonunda raporları fizikî evrakla karşılaştırın. Bu düzen, hem mükerrer kaydı önler hem de denetim veya devir teslim sırasında bilgiye hızlı ulaşmayı sağlar.
Resmî Kaynaklar
TEFBİS’in amacı ve kapsamı için MEB TEFBİS tanıtım sayfasını, okul aile birliklerinin mali işlemlerinin sisteme kaydedilmesine ilişkin genel bilgi için MEB Strateji Geliştirme Başkanlığı açıklamasını inceleyebilirsiniz. Görsel akışın dayandığı eğitim kılavuzu eski arayüze aittir; güncel ekranda alan adları farklılaşabilir.
